رغم الانتشار الواسع لخدمة جي ميل حول العالم، لا يزال كثير من المستخدمين يكتفون بالوظائف الأساسية، متجاهلين مجموعة من الأدوات الذكية المدمجة في الإعدادات، القادرة على تحسين إدارة البريد ورفع كفاءة الاستخدام اليومي، خصوصًا على أجهزة الكمبيوتر.
من أبرز هذه الأدوات «لوحة القراءة»، التي تتيح عرض الرسائل المفتوحة بجانب قائمة البريد بدلًا من التنقّل المستمر بين الصفحات. ويمكن تخصيص موقع اللوحة لتظهر يمين صندوق الوارد أو أسفله، مع إمكانية ضبط المساحات بما يناسب أسلوب العمل، ما يمنح المستخدم قراءة أسرع وتنظيمًا أوضح للرسائل بحسب الأولوية.
وفي جانب إدارة الوقت، تبرز ميزة «جدولة الإرسال»، التي تمكّن المستخدم من كتابة الرسالة الآن وإرسالها في وقت لاحق يحدده بنفسه، سواء في صباح اليوم التالي أو في موعد أدق. كما تتيح ميزة «الإرجاء» إخفاء رسالة مؤقتًا وإعادتها إلى صندوق الوارد في توقيت تختاره، ما يساعد على ترتيب الردود دون فقدان الرسائل المهمة وسط الزحام.
أما عند التعامل مع معلومات حساسة، فيوفر «الوضع السري» إمكانية إرسال رسائل ذات صلاحية زمنية محددة، مع تقييد إعادة التوجيه أو النسخ أو الطباعة، وإضافة رمز مرور يُرسل عبر الرسائل النصية لتعزيز مستوى الأمان، مع التنبيه إلى أن هذه الميزة لا تمنع لقطات الشاشة.
Despite the widespread popularity of Gmail around the world, many users still stick to basic functions, overlooking a range of smart tools embedded in the settings that can enhance email management and improve daily usage efficiency, especially on computers.
One of the most notable of these tools is the "Reading Pane," which allows users to view open messages alongside the email list instead of constantly switching between pages. The position of the pane can be customized to appear on the right side of the inbox or below it, with the ability to adjust the spaces to suit the work style, providing users with faster reading and clearer organization of messages by priority.
In terms of time management, the "Schedule Send" feature stands out, enabling users to write a message now and send it later at a time they specify, whether it’s the next morning or at a more precise time. The "Snooze" feature also allows users to temporarily hide a message and return it to the inbox at a time of their choosing, helping to organize responses without losing important messages amid the clutter.
When dealing with sensitive information, the "Confidential Mode" offers the ability to send messages with a limited time validity, restricting forwarding, copying, or printing, and adding a password sent via text messages to enhance security, with the caveat that this feature does not prevent screenshots.
