حددت وزارة التجارة الجهات والمسؤولين عن إعداد وإيداع القوائم المالية للشركات، في خطوة تهدف إلى رفع وعي الشركات بالمتطلبات النظامية، وتمكينها من فهم مسؤولياتها بشكل واضح، بما يسهم في تعزيز الشفافية والحوكمة وجودة الإفصاح المالي.
وبيّنت الوزارة أن مجلس الإدارة في الشركات المساهمة غير المدرجة يتولى مسؤولية إعداد القوائم المالية في نهاية كل سنة مالية، مع وضع الوثائق المالية تحت تصرف مراجع الحسابات – إن وجد – قبل موعد انعقاد الجمعية العامة بـ 45 يومًا، ويُشترط توقيع رئيس مجلس الإدارة، والرئيس التنفيذي، والمدير المالي – إن وجد – على القوائم المالية، مع إيداع نسخة منها في المركز الرئيس للشركة، كما يتولى رئيس مجلس الإدارة إيداع القوائم المالية، وتزويد المساهمين بنسخة منها قبل 21 يومًا من انعقاد الجمعية العامة العادية السنوية، إضافة إلى إيداعها لدى المركز السعودي للأعمال الاقتصادية عبر برنامج الإيداع الإلكتروني للقوائم المالية.
شركات المسؤولية المحدودة
أما الشركات ذات المسؤولية المحدودة، فتقع مسؤولية إعداد وإيداع القوائم المالية على مدير الشركة أو مجلس المديرين، مع الالتزام بإعداد القوائم المالية عن السنة المالية المنقضية، ووضعها تحت تصرف مراجع الحسابات – إن وجد – قبل موعد انعقاد الجمعية العامة السنوية بـ 45 يومًا على الأقل، وتزويد الشركاء بالقوائم المالية قبل 21 يومًا من موعد انعقاد الجمعية، إلى جانب إيداعها لدى المركز السعودي للأعمال الاقتصادية من خلال برنامج الإيداع الإلكتروني.
وفي الشركات المساهمة المبسطة، تكون المسؤولية على رئيس الشركة أو المدير أو مجلس الإدارة، بحسب هيكل الشركة، على أن تُعرض القوائم المالية وتقرير مراجع الحسابات – إن وجد – على المساهمين خلال مدة لا تتجاوز 6 أشهر من انتهاء السنة المالية.
أما شركات التضامن، فيتولى المدير أو المديرون أو الشركاء مسؤولية إعداد وإيداع القوائم المالية، في حين يتولى المدير أو المديرون أو الشركاء – في حال عدم تعيين مدير – مسؤولية إعداد وإيداع القوائم المالية في شركات التوصية البسيطة.
وأكدت الوزارة أن إيداع القوائم المالية يتم خلال 6 أشهر من تاريخ انتهاء السنة المالية لجميع أشكال الشركات، مشيرة إلى أن عملية الإيداع تتم إلكترونيًا عبر المنصات المعتمدة.
