هيأت الجامعة الإسلامية في المدينة المنورة مكتبا موحداً يتقن لغة إدارية موحدة لخدمة طلاب من 131 جنسية، في غضون 60 دقيقة وبمشاركة 10 جهات داخل الجامعة، فلم يعد طالب المنح في الجامعة يجد غضاضة في إنهاء إجراءات انضمامه للجامعة من خلال التنقل بين المكاتب والمباني المختلفة في الجامعة.
ويرى مدير الجامعة الدكتور حاتم المرزوقي أن طالب المنح يجب أن تتم خدمته من بلده، لذا وجه الجهات ذات العلاقة بمخاطبة الطالب قبل وصوله من خلال أربع لغات عالمية حية، كما تم فتح مكتب في المطار لاستقبال الطلاب وتوجيههم نحو الجامعة وتحديدا المكتب الموحد، وذلك ضمن هندسة إجرائية إدارية تنفذها الجامعة لمنع هدر الوقت، وتحسين جودة العملية المقدمة للطلبة، تكاملا مع توجيهات القيادة الرشيدة بالاهتمام بهم وتقديم الخدمات المختلفة لهم.
ويعد المكتب الموحد متخصصا لتسهيل الإجراءات التي يحتاجها طالب المنحة الخارجية (المستجد) في مدة لا تتجاوز 60 دقيقة، وذلك من خلال 10 إدارات تعمل تحت سقف واحد، من أبرزها عمادة شؤون الطلاب التي تستقبل الطالب وتنهي إجراءات المنحة، وعمادة القبول والتسجيل التي تتسلم الوثائق وتدققها وتحديد المرحلة والكلية وإصدار قرار قيد الطالب، ثم إدارة المدينة الجامعية التي تسلم الطالب قسائم التغذية وإتمام إجراءات السكن، ثم المركز الطبي للكشف على الطلاب.
وأشار الدكتور المرزوقي إلى أن هذا العام تم إرسال أكثر من 2000 رسالة للطلاب في بلدانهم، كما تم إنهاء إجراءات 2500 طالب من 131 جنسية حول العالم، إضافة إلى صرف سلفة مالية لكل طالب عند وصوله، وجولة تعريفية حول مرافق الجامعة، مضيفاً أن الجامعة تعد مؤسسة أكاديمية رائدة في تعليم طلاب المنح وتمكينهم وإعدادهم ليصبحوا رسل سلام وسواعد بناء لأوطانهم ومجتمعاتهم، حيث خرجت الجامعة أكثر من 76 ألف طالب يمثلون 200 جنسية وإقليم.