أتم فرع وزارة التجارة بمنطقة تبوك ارشفة ما يزيد على 8 آلاف سجل تجاري الكترونياً ويجري حالياً استكمال ارشفة كافة السجلات التجارية بالمنطقة في غضون الاشهر القادمة وذلك في اول تجربة تطبق على فروع التجارة على مستوى المملكة.
مدير الفرع محسن بن طائل الشريف اكد ان فكرة المشروع تقوم على حفظ كافة محتويات ملف المراجع في الجهاز الرئيسي او السيرفر كنظام ارشيفي الكتروني يتيح لنا امكانية الرجوع لمحتويات الملفات عن طريق الحاسب الآلي بدلاً من البحث يدوياً.
ويتم سحب الوثائق عن طريق اسكانر حديث مع ملقم ذاتي ومن ثم يتم اضافتها على رقم السجل التجاري لامكانية العودة لها لاحقاً.
اما فيما يتعلق بعمل البرنامج فهو عن طريق طلب رقم السجل التجاري وعرض كافة محتويات الملف على هيئة صفحات ويوجد له خاصية البحث بواسطة اسم التاجر او اسم المؤسسة لعرض المحتويات من اصل وفروع كما يتم ربط الجهاز بطابعة ليزر ملونة لطباعة اي سجل او وثيقة في الملف محفوظة مسبقا على الكمبيوتر وهذا العمل يوفر الوقت والجهد للمراجع وكذلك الموظف ويخفف من الاعباء ويوفر مساحات كانت مخصصة للملفات الورقية التي كانت تتجاوز25 الف ملف.
واضاف بدأنا العمل بالمشروع اعتباراً من 30 شعبان الماضي وقمنا بأرشفة ما يزيد عن 8 آلاف ملف بلغ عدد محتوياتها 70 ألف وثيقة قمنا بنسخها وحفظها على الجهاز وباقي الملفات سيتم الانتهاء من ارشفتها خلال الشهرين القادمين.
واضاف الشريف بأن هذا النظام يتمتع بالمرونة حيث يمكن ربطه بالوزارة نفسها مع باقي الفروع في المملكة عندما يتم الشروع فيه حيث يتيح لموظف السجل الاطلاع على وثائق اي مشترك سواء في الوزارة او الفروع الاخرى بواسطة ربط البرنامج عن طريق المتصفح الالكتروني عبر شبكة الانترنت وتخصيص سيرفرات تحوي جميع الملفات بحيث تكون مهيأة لاستيعاب الكم الهائل من الملفات.
وتم تدريب موظفي السجل بفرع تبوك على كيفية العمل على البرنامج عن طريق المؤسسة التي قامت بتشغيل هذا النظام بأقل تكلفة مقارنة بالتكاليف الباهظة لمثل هذه الانظمة ونحن فخورون ان نكون اول فرع على مستوى المملكة يطبق نظام الارشفة الالكترونية.