بعد هدوء دام اكثر من 270 يوماً بدأت مؤسسات الطوافة العد التنازلي استعدادا لاستقبال اكثر من مليون ونصف المليون حاج هذا العام من 120 دولة تقوم بخدمتهم ست مؤسسات طوافة اهلية تقدم خدماتها لهم سنوياً. ومن منطلق اضطلاعها بخدمة وفود الحجيج فانه يبرز دور هذه المؤسسات في استقبال الحجاج الواصلين وفق ترتيب معتمد في منافذ الوصول ومراكز التوجيه والارشاد الكائنة في مداخل العاصمة المقدسة وتزويدهم بالمعلومات الوافية ومساعدتهم في البحث عن السكن المناسب ومن ثم نقلهم الى الاماكن المعدة لاقامتهم وكذلك نقل امتعتهم.
وتخصص المؤسسات ايضا موظفين لمهمات ارشاد الحجاج الى امور دينهم، ومساعدتهم على ممارسة واجباتهم، مع ارسال مندوبين بصفة مستمرة الى مكاتب ارشاد الحجاج التائهين التابعة لوزارة الحج والموجودة حول الحرم المكي الشريف لتسلم الحجاج واصطحابهم الى مقر سكناهم، وكذلك احضار وسائط النقل المقررة للحجاج في الاوقات المناسبة لصعودهم الى عرفات ونفرتهم منها الى مزدلفة ومنى، حيث مقر خيامهم المعدة لنولهم فيها، وتوفير احتياجات المؤسسة من مخصصات الحجاج في مشعر منى وعرفات من لجنة توزيع الاراضي بالمشاعر، وايصال التيار الكهربائي لها، وتوفير وسائل السلامة الخاصة بذلك، والقيام بنظافة الخيام المعدة للسكن، وتوفير المياه النظيفة والباردة للشرب، والاضاءة المناسبة، مع تأمين العمال اللازمين للنظافة ودورات المياه والحراسة الكافية.
وتعد مسؤولية تسلم جوازات ووثائق الحجاج وتذاكر عودتهم الى بلدانهم والمحافظة عليها من اهم مسؤوليات هذه المؤسسات، لذلك تسعى هذه المؤسسات الى تزويد كل حاج ببطاقة مطبوع عليها المعلومات الاساسية له، بالاضافة الى وضع اسوارة حول معصمه تحتوي على معلومات عن المجموعة التي تتولى خدمته.
وتعكف مؤسسات الطوافة الاهلية قبل بداية موسم الحج باشهر، علي تكليف عدد من الاختصاصيين بعمل دراسات تطويرية كفيلة بتلافي اخطاء الاعوام السابقة، وتبني خطط جديدة تساعد على تيسير اعمال الحج على الحجاج، منها: اعداد خرائط ارشادية تحتوي على جميع عناوين ومواقع مكاتب مجموعات الخدمات الميدانية التابعة لكل مؤسسة في مكة المكرمة والمشاعر المقدسة، بهدف استخدامها في اعمال ومهمات ارشاد الحجاج التائهين الى مقار سكنهم ولمساعدتهم على الوصول اليها في يسر وسهولة من دون مشقة او عناء.
وكذلك تفعيل دور المراكز الارشادية لكل مؤسسة، وتكليف فرق عمل خاصة بها تعمل على مدار 24 ساعة بنظام الورديات، وتستمر حتى سفر آخر حاج من حجاج المؤسسة، مع تأمين عدد من الكراسي المتحركة، لاستخدامها في ايصال الحجاج العجزة والتائهين في حال عدم قدرتهم على المشي والوصول الى مقر سكنهم، اضافة الى وجود عدد من سيارات الاسعاف بالقرب من مراكز الارشاد.
وتسعى هذه المؤسسات من خلال ايجاد عدد من الدورات التثقيفية على تطوير كفاءة منتسبيها، وبخاصة دورات اللغات غير العربية، وبرامج استقبال ونقل وتغذية الحجاج، ومتابعة شؤونهم العامة طوال فترة وجودهم في مكة المكرمة والمدينة المنورة والمشاعر المقدسة، وطرق استخدام الخيام المطورة، والرعاية الصحية، والتعامل مع صحة وسلامة استخدام الخيام المطورة، والرعاية الصحية، والتعامل مع صحة وسلامة المواد، ،وعملية ارشاد الحجاج، وعملية الاستقبال في المؤسسات ومكاتب الخدمة، ووسائل السلامة، يشارك في القائها عدداً من المختصين واساتذة الجامعات وارباب الطوائف ومنسوبي وزارة الحج. الى ذلك يتواصل هدير المعدات لتنفيذ 31 مشروعاً من اجمالي المشاريع الخاصة بفرع وزارة الشؤون الاسلامية والاوقاف بمنطقة مكة المكرمة. وقال مدير عام فرع الوزارة الدكتور عبدالرحمن سعيد الحازمي ان من بين المشاريع ذات العلاقة بالحج والحجاج صيانة المواقيت في الجحفة وانشاء خزانات ارضية في رابغ وانشاء بيارة صرف لميقات وادي محرم في الهدا وتوسعة وترميم دورات المياه في ميقات السيل ووضع لوحات لتحديد القبلة بمنى ومزدلفة وتجهيز مسجد الخيف ومقر الدعاة في منى.