حسب دراسة حديثة ــ في أكتوبر 2012 ــ أجريت على 1100 شخص في أمريكا الشمالية، فإن 6 من كل 10 موظفين يستخدمون مواقع الشبكات الاجتماعية عدة مرات في اليوم أثناء وقت العمل. نصف هذا العدد يستخدمها للاتصال بزملاء العمل، بينما تقع نسبة من يستخدمونها للاتصال بالمعارف الآخرين في المرتبة الثانية، ونسبة من يتصلون بالعملاء في المرتبة الثالثة. وقد أظهرت الدراسة أن هناك عددا كبيرا يستخدم تلك المواقع لأداء أعمالهم بطريقة أفضل، ولا يستخدمونها فقط لأغراض شخصية. كما أظهرت أن أصحاب العمل يتشابهون تقريبا في أسلوب تعاطيهم مع هذه الظاهرة، سواء بالمنع أو بالإباحة. فقد أفاد 43 % ممن شملهم الاستطلاع أنهم يعملون في مؤسسات لا تضع أي قيود على استخدام مواقع الشبكات الاجتماعية. وأفاد حوالي 25 % بأن استخدامها يخضع للمراقبة، وأفاد 16 % بأن استخدامها محظور تماما في أماكن عملهم. وقد قامت إحدى شركات جدران الحماية النارية على الإنترنت ــ بناء على طلب عملائها ــ بتحليل كثافة استخدام الشبكات الداخلية للشركات التي تقتني تلك الجدران النارية، وذلك لمعرفة مدى استخدام موظفيها لمواقع الشبكات الاجتماعية، وقد أظهر التحليل بوضوح أن موظفي الشركات قد تحولوا من الاستخدام السلبي للشبكات الاجتماعية أثناء العمل ــ والذي يكتفون فيه بالاطلاع فقط ــ إلى الاستخدام التفاعلي، ما زاد من التحميل على الشبكات الداخلية بمقدار 3 مرات في خلال 6 أشهر، وزاد بالتالي من استنزاف النطاق الترددي، بما يؤثر على كفاءة تطبيقات الأعمال في هذه الشركات.
كما قامت شركة أمريكية أخرى بمراقبة استخدام موظفيها لمواقع الشبكات الاجتماعية، فوجدت أنه يحدث انقطاع عن العمل كل 10 دقائق في المتوسط، وأن الموظفين يعودون لممارسة عملهم في غضون 23 دقيقة، ووجدت أن تلك المعدلات ــ لو أسقطت على كل الشركات الأمريكية ــ فإن هذا يعني خسارة تقدر بـ 650 بليون دولار سنويا.
من هنا، يتضح أنه لم يعد بمقدور الشركات أن تتجاهل تلك المواقع أو تتجاهل كيفية استخدامها بواسطة موظفيها للتواصل وتبادل المعلومات. كما أن حظر استخدامها بالكلية لم يعد هو الحل الأمثل، فقد يشكل عائقا لأنشطة التسويق ودعم العملاء في بعض المؤسسات؛ لهذا يسعى كثير منها لتطبيق شعار «بيدي لا بيد عمرو»، فتقوم هي نفسها بتوظيف مواقع الشبكات الاجتماعية من أجل خلق مزيد من الفرص، ولتبادل المعلومات ولزيادة التواصل بين العاملين، وكذا للتحاور مع العملاء ولمد جسور مع الجديدين منهم، وذلك من خلال وضع سياسات محددة لاستخدام الشبكات الاجتماعية ولتدريب الموظفين على هذا الاستخدام.
وفي هذا الإطار، فقد أفادت الدراسة المسحية السالف ذكرها بأن 23 % من الشركات الخاضعة للدراسة لديها بالفعل سياسة للاستخدام، بينما هناك نسبة مساوية لذلك ليس لديها سياسة على الإطلاق، و 17 % لديها إرشادات غير رسمية للاستخدام تم وضعها بواسطة الموظفين أنفسهم، و10 % قاموا بالفعل بتدريب موظفيهم على استخدامها.
وتلجأ بعض الشركات ــ ذات الرؤية المثالية ــ لإتاحة استخدام الشبكات الاجتماعية لموظفيها أثناء العمل بلا قيود، بل وتشجعهم على استخدامها بما لا يتعارض مع التزامات العمل وتوقيتاته، وذلك بغرض نشر رسالة لهم مفادها «نحن نثق فيكم، فكونوا أهلا للثقة»، وهي بالتأكيد تراقب ذلك. ولعل التوسط في إباحة استخدام الشبكات الاجتماعية لموظفي الشركات هو الأكثر معقولية. فمدى استخدام الشبكات الاجتماعية في العمل ينبغي أن يكون معتمدا على مجال عمل الشركة أو مجال عمل كل إدارة فيها، فمن المؤكد أن شركة تعمل في التسويق الإلكتروني تكون في حاجة للاستخدام المكثف لها، بينما يكون استخدامها مضيعة لوقت الموظفين إذا كانت الشركة تعمل في صناعة التعبئة والتغليف. وكذلك بالنسبة للموظفين، فالحاجة للشبكات الاجتماعية عند من يعملون في التسويق أو العلاقات العامة غيرها عند من يعملون في خطوط للإنتاج، وهكذا. لذا، ينبغي وضع سياسة وسطية للاستخدام المقبول لمواقع الشبكات الاجتماعية أثناء العمل تقوم على قاعدة لا ضرر ولا ضرار، فهي مباحة في وقت العمل لأغراض العمل، وفي وقت الراحة للاستخدام الحر بلا إفراط ولا تفريط، فإن وجدت الشركة تجاوزا من موظفيها، فإنها تضع قيودا فقط بقدر هذا التجاوز، وهي بهذا تخلق بيئة مثالية للعمل وجاذبة للكفاءات.
(*) أستاذ المعلومات ــ جامعة الملك سعود، عضو مجلس الشورى
كما قامت شركة أمريكية أخرى بمراقبة استخدام موظفيها لمواقع الشبكات الاجتماعية، فوجدت أنه يحدث انقطاع عن العمل كل 10 دقائق في المتوسط، وأن الموظفين يعودون لممارسة عملهم في غضون 23 دقيقة، ووجدت أن تلك المعدلات ــ لو أسقطت على كل الشركات الأمريكية ــ فإن هذا يعني خسارة تقدر بـ 650 بليون دولار سنويا.
من هنا، يتضح أنه لم يعد بمقدور الشركات أن تتجاهل تلك المواقع أو تتجاهل كيفية استخدامها بواسطة موظفيها للتواصل وتبادل المعلومات. كما أن حظر استخدامها بالكلية لم يعد هو الحل الأمثل، فقد يشكل عائقا لأنشطة التسويق ودعم العملاء في بعض المؤسسات؛ لهذا يسعى كثير منها لتطبيق شعار «بيدي لا بيد عمرو»، فتقوم هي نفسها بتوظيف مواقع الشبكات الاجتماعية من أجل خلق مزيد من الفرص، ولتبادل المعلومات ولزيادة التواصل بين العاملين، وكذا للتحاور مع العملاء ولمد جسور مع الجديدين منهم، وذلك من خلال وضع سياسات محددة لاستخدام الشبكات الاجتماعية ولتدريب الموظفين على هذا الاستخدام.
وفي هذا الإطار، فقد أفادت الدراسة المسحية السالف ذكرها بأن 23 % من الشركات الخاضعة للدراسة لديها بالفعل سياسة للاستخدام، بينما هناك نسبة مساوية لذلك ليس لديها سياسة على الإطلاق، و 17 % لديها إرشادات غير رسمية للاستخدام تم وضعها بواسطة الموظفين أنفسهم، و10 % قاموا بالفعل بتدريب موظفيهم على استخدامها.
وتلجأ بعض الشركات ــ ذات الرؤية المثالية ــ لإتاحة استخدام الشبكات الاجتماعية لموظفيها أثناء العمل بلا قيود، بل وتشجعهم على استخدامها بما لا يتعارض مع التزامات العمل وتوقيتاته، وذلك بغرض نشر رسالة لهم مفادها «نحن نثق فيكم، فكونوا أهلا للثقة»، وهي بالتأكيد تراقب ذلك. ولعل التوسط في إباحة استخدام الشبكات الاجتماعية لموظفي الشركات هو الأكثر معقولية. فمدى استخدام الشبكات الاجتماعية في العمل ينبغي أن يكون معتمدا على مجال عمل الشركة أو مجال عمل كل إدارة فيها، فمن المؤكد أن شركة تعمل في التسويق الإلكتروني تكون في حاجة للاستخدام المكثف لها، بينما يكون استخدامها مضيعة لوقت الموظفين إذا كانت الشركة تعمل في صناعة التعبئة والتغليف. وكذلك بالنسبة للموظفين، فالحاجة للشبكات الاجتماعية عند من يعملون في التسويق أو العلاقات العامة غيرها عند من يعملون في خطوط للإنتاج، وهكذا. لذا، ينبغي وضع سياسة وسطية للاستخدام المقبول لمواقع الشبكات الاجتماعية أثناء العمل تقوم على قاعدة لا ضرر ولا ضرار، فهي مباحة في وقت العمل لأغراض العمل، وفي وقت الراحة للاستخدام الحر بلا إفراط ولا تفريط، فإن وجدت الشركة تجاوزا من موظفيها، فإنها تضع قيودا فقط بقدر هذا التجاوز، وهي بهذا تخلق بيئة مثالية للعمل وجاذبة للكفاءات.
(*) أستاذ المعلومات ــ جامعة الملك سعود، عضو مجلس الشورى